Text: Ing. Edita Heitel, MBA

Už se blíží konec lhůty pro podání přiznání k dani z příjmů právnických i fyzických osob elektronickou formou. A z vaší členské základny plynou dotazy, jak dlouho tyto doklady uchovávat. A co si budeme povídat, mít plnou půdu, sklep či skříně nacpanou šanony není praktické. Prach se tam hromadí a uklízecí firmy v průměru berou 350–400 Kč na hodinu. Skartace či digitalizace také něco stojí, ale ti, co mají doma velký praktický kotel, vyhrávají, a ještě se zahřejí.

Daňovou kontrolu lze platně zahájit pouze ve lhůtě pro stanovení daně, která podle § 148 odst. 1 zákona č. 280/2009 Sb. daňového řádu činí 3 roky; tato lhůta začne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení.

Daňový řád chápe prekluzivní lhůtu jako období pro stanovení daně. To trvá 3 roky a jakmile uplyne, už nelze daň stanovit. Měli byste však vědět, odkdy se začátek lhůty počítá. Podle daňového řádu začíná v den, kdy uplynula lhůta pro podání daňového přiznání.

V určitých situacích se ale může prekluzivní lhůta prodloužit až o rok. Jedná se o případy, kdy v posledních 12 měsících před jejím uplynutím došlo například k tomu, že:

• jste podali dodatečné daňové přiznání,

• se vydalo oznámení rozhodnutí o stanovení daně,

• bylo zahájeno řízení o mimořádném opravném nebo dozorčím prostředku.

Archivace dokumentů

Podle § 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví účetní záznamy se uschovávají:

a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Ale pozor má to rozdělení na subjekty, kteří jsou plátcem DPH a kteří nejsou.

Jak dlouho archivovat doklady, když nejste plátce DPH?

Pokud nejste plátce DPH, stačí vám archivovat doklady a daňovou evidenci 3 + 3 neboli tři roky a tři měsíce od konce dotyčného roku. Archivace typů dokladů, jak uvádím výše, je třeba evidovat 5 let. Tato doba se prodlužuje v případě, kdy jste za dotyčný rok podali dodatečné daňové přiznání, nebo jste vykázali ztrátu. Lhůtu prodlužuje také leasing. Doba prodloužení může být maximálně 10 let. Pozor na dotace a jejich prokázání, tam je lhůta k archivaci a prokázání 10 let.

Jak dlouho archivovat doklady, když jste plátce DPH?

Pokud jste plátce DPH, musíte daňové doklady a daňovou evidenci k DPH archivovat po dobu 10 let a to od konce roku, kdy měl doklad zdanitelné plnění.

Archivace mzdových listů a personálních dokladů

Mzdové listy a ELDP – evidenční list důchodového pojištění je potřeba archivovat pro účely důchodového pojištění. Doba archivace mzdových dokladů je 30 let dle zákona (Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Z praxe ale vyplývá, že státní archivy nevydávají souhlas se skartací dříve než po 45 letech. Reálná doba archivace mzdových listů dle doporučení archivu je tedy 45 let.

Pokud archivujeme doklady pro osoby, které již pobírají starobní důchod, je doba archivace zkrácena na 10 let.

Kratší dobu archivace mají tyto personální doklady:

• zápočtové listy – 10 let

• pracovní smlouva HPP, DPP, DPČ – 10 let

• platový výměr – 10 let

• pracovní náplň – 10 let

• evidence pracovní doby, docházky – 3 roky

• evidence dovolené – 1 rok

Po uplynutí doby archivace je třeba provést po odsouhlasení státního archivu skartaci mzdových listů a personálních dokladů na základě státním archivem vydaného protokolu o skartaci.

Závěr

Daňovou kontrolu lze zahájit pouze v souladu s daňovým řádem, lhůta činí 3 roky. Tato lhůta začne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou. Archivace dokladů u subjektů, jež nejsou plátci DPH 3 roky + 3 měsíce obecně doporučuji z hlediska opatrnosti 5 let. Plátci DPH musí archivovat doklady 10 let od konce roku, kdy měl doklad zdanitelné plnění. Mzdové listy a evidenční listy důchodového zabezpečení 30 let. Ostatní dokumenty jako personální podklady 10 let, evidenci docházky 3 roky a evidenci dovolených 1 rok. Velký pozor v případě, že jste čerpali dotace např. z úřadu práce či z jiné instituce, tam je možná revize 10 let bez ohledu na to, zda jste plátci DPH či ne.

Přeji vám krásné jarní dny.

Edita Heitel
EHV Enterprise, a. s.