Mnozí z vás již datovou schránku využívají, nejvíce se prozatím asi používá u právnických subjektů. Příští rok dojde v oblasti datových schránek k dalším výrazným změnám. Od roku 2023 se totiž budou ze zákona automaticky zakládat všem podnikajícím fyzickým osobám a právnickým osobám, které ji dosud nemají (např. právnické osoby zapsané ve spolkovém a nadačním rejstříku či v rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšné společnosti). Všechny tyto subjekty budou mít datovou schránku zřízenou nejpozději do konce března 2023. Přístupové údaje budou zasílány do vlastních rukou bez možnosti náhradního doručení, a to na adresu uvedenou v evidenci obyvatel nebo v příslušném rejstříku.

Často slyším a vidím u klientů velkou brzdu v rámci používání datových schránek. Není se čeho bát, je to opravdu jako e-mail, i obsluha je velmi jednoduchá. Datová schránka je elektronické úložiště určené pro odesílání a doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné správy a podnikajícími fyzickými či právnickými osobami. Pro podnikatele OSVČ byla do konce roku 2022 nepovinná a zřídit ji lze na žádost fyzických osob.

Nejjednodušším způsobem je požádat o založení datové schránky na kontaktním místě Czech POINT. O datovou schránku můžete také požádat následujícím způsobem:

a) Osobně – Vyplněnou žádost předáte na podatelnu Ministerstva vnitra.

b) Poštou – Vyplněnou žádost s úředně ověřeným podpisem zašlete na adresu Ministerstva vnitra.

Zřízení datové schránky trvá několik dní, pak vám přijdou na e-mail, nebo poštou (podle toho, jakou variantu při podání žádosti zvolíte) přístupové údaje. Přístupové heslo je nutné při prvním přihlášení do datové schránky změnit. Standardně se pak heslo mění každých devadesát dní. Lze nastavit i zrušení prolongace hesla, čímž se zruší požadavek změny hesla každých 90 dní.

Datové schránky disponují také vysokým zabezpečením. Veřejná správa zřizuje také informační systém datových schránek (ISDS), kde jsou uloženy všechny údaje o datových schránkách (jejich počet, uživatelé, přístupy a další). Tyto údaje nejsou veřejně přístupné a samozřejmě nemá ani provozovatel systému možnost nahlédnout do obsahu jednotlivých schránek. Všichni uživatelé si mohou vybrat z několika možností zabezpečení své schránky. Samozřejmostí jsou přístupové údaje (jméno a heslo).

Každá podnikající fyzická osoba i právnická má možnost zřídit si jednu datovou schránku. I zde lze najít pár výjimek, mezi které patří advokáti, daňoví poradci a insolvenční správci. Těm jsou zřizovány datové schránky, které se nazývají „profesní”.

Datové schránky u nás byly zavedeny v roce 2010 s účelem zjednodušení komunikace mezi podnikateli a úřady a společně s tím bylo postupně během pár let vydáno i několik vyhlášek upravujících jejich fungování. Komunikace je z 80 % zřízena pro právnické osoby a jejich povinností je posílat dokumenty elektronicky do datové schránky, má-li ji adresát zřízenou. A tím pádem platí také pro adresáty povinnost jejich vyzvednutí. Zároveň ji musí fyzické či právnické osoby využívat k podání všech přehledů, daňových přiznání, silniční daně, ročního zúčtování ze závislé činnosti zálohovou a srážkovou daní atd., a to vše v příslušném formátu xml. V případě podání nějakého dokumentu v papírové formě, místo elektronické, je považováno za neplatné a hrozí pokuty za neúčinné podání.

Pro komunikaci s úřady je vše zdarma, v případě nahrazení datové schránky ke komunikaci s podnikajícími subjekty či ostatními je odeslání zprávy zpoplatněno. Novinkou, kterou jistě oceníte, je výrazné snížení ceny poštovních datových zpráv, tedy vzájemné komunikace občanů, živnostníků a firem prostřednictvím datových schránek. Za jednu zprávu nyní zaplatíte pouze 5 Kč včetně DPH. Nové znění obchodních podmínek i aktualizace ceníku jsou uveřejněny na internetových stránkách http://www.ceskaposta.cz. Momentálně je zřízeno přes 1,51 milionu schránek.

Pokud máte IČO a svou podnikatelskou datovou schránku jste v minulosti nechali znepřístupnit. V této situaci buď vy sami nebo ze zákona bude zřízena nová datová schránka a starou datovou schránku nebude již možné zpřístupnit. Budete mít tedy pouze jednu datovou schránku zpřístupněnu. Ti, co datovou schránku mají, pro ně se nic nemění.

Závěr:

Od roku 2023 budou zřízeny datové schránky pro všechny podnikající osoby. Zřizování bude trvat do března 2023. Do datové schránky budou úřady doručovat písemnosti. S datovou schránkou se však pojí i další povinnosti. Podle § 72 odst. 6 daňového řádu totiž platí, že má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, musí formulářové podání učinit pouze elektronicky. To znamená, že jakékoliv písemnosti s finančním úřadem bude možné zasílat pouze elektronicky. V případě, že bude zasláno jinak než datovou schránkou, bude podání neplatné a bude sankcionováno jako neúčinné.

Datová schránka bude zpřístupněna prvním přihlášením, nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů. Od roku 2022 se dobrovolný příjem poštovních datových zpráv („soukromoprávní”) změnil na povinný. Vypnout jejich příjem navíc mohou pouze nepodnikající fyzické osoby. Nově tedy je i u poštovních datových zpráv stanoveno, že po 10 dnech, pokud se do určité doby nikdo do datové schránky nepřihlásí, se zpráva považuje za doručenou. Pro zjednodušení lze nastavit hlášení na e-mail nebo SMS, kam přijde upozornění o příchozí poště do datové schránky.

Je to opravdu velmi jednoduché a praktické a není se čeho bát. Na webové stránce www.mojedatovaschranka.cz je možné se podrobněji seznámit se vším, co datová schránka umí.

Vtip na závěr:

Povídají si Google, Facebook, Wikipedie, internet a elektřina.

Google říká: „Já všechny najdu!!“

Facebook: „Já všechny znám!!“

Wikipedie: „Já všechno vím!!“

Internet: „Kdyby nebylo mě, tak tu nejste!!“

Elektřina: „Tak se všichni uklidníme nebo vás vypnu.“

Krásné letní dny vám všem přeje

Edita Jelínková Hrdličková
EHV Enterprise, a. s.